Activitatile pentru team building se aleg mult mai usor cand stii ce vrei sa se schimbe in echipa dupa eveniment. Fara un obiectiv, orice oferta pare buna, iar decizia se ia dupa pret sau dupa ce a mers anul trecut.
Ioana este HR manager intr-o firma de software din Cluj. In ultimul an, echipa a crescut de la 25 la 45 de oameni, iar cele doua departamente care lucreaza impreuna pe proiecte abia se cunosc. Ioana are pe birou doua oferte de team building. Prima propune rafting si paintball, a doua un weekend cu un atelier culinar si un tur ghidat. Amandoua arata bine, dar Ioana nu are un criteriu dupa care sa aleaga.
Aceeasi activitate poate merge foarte bine pentru o echipa si deloc pentru alta. Conteaza ce urmaresti, cine participa si cum e construit programul. Mai jos gasesti cum stabilesti obiectivul si ce activitati se potrivesc fiecarei nevoi.
De ce obiectivul este primul criteriu in alegerea activitatilor
Un team building poate fi pur si simplu o iesire in care colegii se relaxeaza impreuna. E un motiv legitim, iar in cazul asta activitatea aleasa conteaza mai putin. Cand exista o nevoie concreta, cum ar fi colegi noi, departamente care comunica greu sau o echipa obosita dupa un proiect dificil, activitatea trebuie aleasa pentru acea nevoie.
Cercetarea merge in aceeasi directie. O meta-analiza publicata in 2009 in revista Small Group Research a adunat rezultatele mai multor studii despre team building si a gasit un efect pozitiv moderat asupra echipelor. Cele mai mari efecte au aparut acolo unde interventia era legata de stabilirea obiectivelor si de clarificarea rolurilor. Studiul a analizat interventii structurate, nu iesiri recreative, dar ideea se aplica si unui eveniment de companie: rezultatul depinde mai mult de ce urmaresti decat de cat de spectaculoasa este activitatea.
Cum stabilesti obiectivul inainte de a alege activitatile
Porneste de la ce ai observat in echipa in ultimele luni:
- Se pierde informatia intre oameni sau intre departamente?
- Ai colegi noi care inca nu s-au integrat?
- Vrei sa vezi cine poate prelua mai multa responsabilitate?
- Echipa iese dintr-o perioada foarte incarcata?
- Ideile noi apar tot mai greu?
- Vrei sa recompensezi rezultatele bune?
Daca raspunzi da la mai multe intrebari, alege unul principal. Un program care urmareste sase lucruri deodata le trateaza pe toate la suprafata.
Inainte sa ceri o propunere, e bine sa ai la indemana cateva informatii:
- obiectivul principal al evenimentului;
- numarul de participanti si profilul lor: varsta, conditie fizica, cat de bine se cunosc intre ei;
- bugetul total, nu doar costul activitatilor;
- perioada si durata;
- restrictii alimentare, limba vorbita, nevoi de accesibilitate.
Cu aceste date, organizatorul iti poate propune si locul potrivit. Destinatia face parte din decizie. Un oras se preteaza la tururi, degustari si ateliere. Muntele merge pentru trasee si activitati in aer liber. O zona rurala are un ritm mai lent, bun pentru conversatii. Distanta conteaza si ea, pentru ca fiecare ora petrecuta pe drum se scade din program.
Pentru Ioana, obiectivul devine clar dupa aceste intrebari: oamenii din cele doua departamente trebuie sa se cunoasca si sa lucreze mai usor impreuna. Privite asa, cele doua oferte nu mai sunt echivalente.
Activitati pentru team building in functie de obiectiv
Tabelul de mai jos rezuma ce activitati se potrivesc fiecarui obiectiv. Sectiunile urmatoare explica fiecare situatie in parte.
Comunicare: cand informatia se pierde intre oameni
Semnele sunt usor de recunoscut: aceleasi intrebari revin in fiecare sedinta, predarile intre echipe produc erori, iar oamenii afla tarziu lucruri care ii privesc direct. Activitatile potrivite sunt treasure hunt-ul, jocurile de colaborare, exercitiile de improvizatie si provocarile in care fiecare participant are doar o parte din informatie, iar echipa trebuie sa o puna cap la cap. Toate ii obliga pe participanti sa asculte, sa explice clar si sa decida impreuna.
Pentru o echipa care lucreaza mult de la distanta, un treasure hunt prin oras, cu indicii care se pot rezolva doar in grup, are mai mult sens decat o activitate in care fiecare se distreaza pe cont propriu.
De evitat: provocarile pe care le poate rezolva un singur om. Restul echipei ramane pe margine.
Incredere: cand echipa are nevoie de mai multa coeziune
Oamenii evita sa ceara ajutor, problemele ies la iveala tarziu, iar fiecare prefera sa rezolve singur decat sa depinda de altcineva. Aici se potrivesc traseele montane, orientarea in natura si provocarile in care echipa nu poate avansa fara contributia fiecarui membru. In afara biroului, colegii au ocazia sa vada ca se pot baza unii pe altii atunci cand nu controleaza totul.
Horia Codrean, facilitator la Human Invest, a lucrat cu echipe din culturi foarte diferite si pune increderea reciproca pe primul loc printre lucrurile care tin o echipa unita. Pe locul trei, dupa comunicarea deschisa, aseaza jocul.
De evitat: sa presupui ca activitatile outdoor se potrivesc oricarei echipe. Daca unii colegi nu au conditia fizica necesara sau nu se simt in largul lor, activitatea ii izoleaza tocmai pe cei pe care voiai sa ii apropii de grup. Tine cont si de sezon.
Leadership: cand vrei sa vezi cine isi asuma initiativa
Deciziile ajung mereu la aceleasi persoane, putini colegi vin cu propuneri, iar restul echipei asteapta instructiuni. Simularile de business, proiectele cu roluri impartite, provocarile de strategie si competitiile intre echipe scot la suprafata patru lucruri: cine ia initiativa, cum se impart sarcinile, cum se ajunge la o decizie si cum reactioneaza oamenii cand timpul e scurt. Sunt aceleasi lucruri care conteaza si in proiectele reale.
De evitat: competitiile intense intr-o echipa in care exista deja tensiuni. Rivalitatea din activitate se muta usor inapoi la birou.
Creativitate: cand echipa foloseste aceleasi solutii de ani de zile
Sesiunile de brainstorming produc variatii ale acelorasi idei, iar propunerile noi sunt respinse inainte sa fie discutate. Atelierele culinare, fotografia, storytelling-ul, atelierele de arta si provocarile in care echipa construieste ceva din materiale date functioneaza bine aici. Un cadru diferit de birou schimba si felul in care oamenii vorbesc intre ei. Colegul care intervine rar in sedinte poate fi cel care coordoneaza echipa intr-un atelier de gatit.
De evitat: nu alege activitati a caror dificultate depaseste cu mult skillurile unui incepator in domeniu.
Integrare: cand oamenii lucreaza impreuna, dar nu se cunosc
Colegii noi stau separat la pranz, departamentele comunica aproape doar pe email, iar oamenii se stiu dupa nume si atat. Pentru integrare, activitatea nu trebuie sa fie intensa. Tururile ghidate, degustarile, atelierele culinare si excursiile in ritm lejer creeaza timp pentru conversatie. Oamenii se apropie mai usor cand descopera impreuna un loc nou: o crama cu degustare, un centru istoric vizitat cu un ghid local, o cina la o masa lunga intr-o gospodarie traditionala. Toti au ceva nou despre care sa vorbeasca, iar discutiile nu mai pornesc de la proiectele de la birou.
Relatiile informale conteaza mai ales in echipele in care oamenii abia s-au cunoscut, arata cercetarile adunate de CIPD, asociatia profesionala britanica pentru HR.
O intrebare care apare des aici este daca participarea ar trebui sa fie obligatorie. Argumentul pentru: daca exact colegii care se simt in afara grupului nu vin, evenimentul isi rateaza scopul. Argumentul impotriva: cine participa fortat poate strica atmosfera pentru ceilalti. O solutie de compromis este un program de baza la care participa toata lumea, cu activitati optionale seara.
Pentru Ioana, raspunsul e acum evident: weekendul cu atelier culinar si tur ghidat e mult mai aproape de ce are nevoie echipa ei decat paintball-ul.
Motivatie: cand vrei sa recompensezi rezultatele
Echipa a trecut printr-o perioada foarte incarcata sau si-a depasit obiectivele, iar tu vrei ca efortul sa fie recunoscut. Potrivite sunt experientele de aventura, cinele sau degustarile speciale, excursiile in destinatii pe care oamenii nu le-ar alege singuri si programele cu un nivel de confort peste cel obisnuit.
In acest punct, evenimentul se apropie de incentive travel. Diferenta dintre team building si incentive e simpla: team building-ul lucreaza asupra felului in care functioneaza echipa, iar incentive-ul recompenseaza rezultatele. Se pot combina, dar merita sa stii care e scopul principal, pentru ca el schimba ritmul programului. La un incentive, participantii se asteapta la mai mult timp liber si la mai putine exercitii de grup.
Stii deja ce vrei sa obtii? Spune-ne obiectivul, numarul de participanti si perioada, iar noi iti propunem un program de team building construit in jurul lor.
Exemplu: programul Ioanei, construit in jurul integrarii
Context: 45 de participanti din doua departamente, doua zile, o destinatie la cel mult trei ore de Cluj.
Ziua 1
- plecare dimineata, sosire inainte de pranz;
- pranz cu locuri amestecate la mese;
- dupa-amiaza: atelier culinar in echipe mixte, formate din colegi din ambele departamente;
- timp liber;
- cina cu preparatele gatite in atelier;
- seara: activitate optionala.
Ziua 2
- tur ghidat sau drumetie usoara, in grupuri mixte;
- o discutie scurta de final;
- pranz si intoarcere.
Fiecare element are un motiv. Distanta mica lasa aproape toata prima zi pentru program. Echipele mixte ii obliga pe oamenii din departamente diferite sa colaboreze pe ceva concret, fara presiunea unui termen real. Timpul liber le permite sa continue singuri conversatiile incepute in atelier. Activitatea de seara e optionala, pentru ca nu toata lumea are aceeasi energie dupa o zi lunga. Discutia de final ii ajuta pe participanti sa lege ce au facut impreuna de felul in care lucreaza la birou.
Pe langa activitati, rezultatul depinde de lucruri care par logistice: cat dureaza drumul, cum sunt cazati oamenii, cum sunt organizate mesele, cat de aglomerat e programul si cine coordoneaza totul la fata locului. O activitate buna, pusa intr-un program obositor, nu mai are acelasi efect.
Greseli in alegerea activitatilor
- Alegi activitatea pentru ca este la moda. Ce a functionat pentru alta companie a rezolvat, probabil, o alta problema.
- Ignori profilul participantilor. O activitate solicitanta fizic sau prea expusa social ii poate face pe unii sa se retraga.
- Umpli programul. Fara timp liber, oamenii nu au cand sa vorbeasca intre ei, iar asta e adesea partea cea mai valoroasa a evenimentului.
- Alegi activitati fara legatura cu obiectivul. Un paintball poate fi distractiv, dar nu ajuta doua departamente care abia se cunosc.
- Sari peste discutia de final. Fara ea, participantii pleaca cu amintirea unei zile placute, dar fara sa lege experienta de munca lor.
- Repeti acelasi program pentru echipe diferite. O echipa de vanzari si una de dezvoltare au, de obicei, nevoi diferite.
- Te uiti doar la pretul pe persoana. O destinatie mai ieftina, dar la sase sau sapte ore de drum, consuma o buna parte din prima zi si din energia participantilor. Costul acestui timp nu apare in oferta.
Intrebari frecvente
Ce activitati sunt potrivite pentru un team building?
Depinde de ce vrei sa obtii. Pentru comunicare merg jocurile de colaborare si treasure hunt-ul, pentru integrare tururile si atelierele culinare, pentru leadership simularile si proiectele cu roluri. Stabileste intai obiectivul, apoi alege activitatea.
Ce activitati se potrivesc unei echipe numeroase?
Pentru grupuri mari functioneaza activitatile care se pot imparti pe echipe mai mici, cum ar fi treasure hunt-ul, atelierele pe grupe sau tururile ghidate cu mai multi ghizi. Asa fiecare participant are un rol, iar nimeni nu ramane spectator.
Ce activitati se potrivesc unei echipe mici?
Intr-o echipa de pana la zece oameni, fiecare participant este implicat direct, asa ca merg bine activitatile greu de organizat pentru grupuri mari: un atelier culinar cu bucatar, o degustare ghidata, o drumetie in ritmul grupului. Evita competitiile pe echipe, pentru ca un grup mic impartit in doua pierde tocmai sansa de a lucra impreuna.
Ce activitati aleg pentru o echipa noua?
Pentru o echipa care abia s-a format sunt potrivite activitatile relaxate, cu mult timp de conversatie: degustari, ateliere culinare, excursii usoare. Activitatile competitive sau foarte solicitante merg mai bine dupa ce oamenii se cunosc.
Sunt activitatile outdoor potrivite pentru orice echipa?
Nu. Inainte sa le alegi, tine cont de conditia fizica a participantilor, de varsta lor, de sezon si de cat de confortabil se simt oamenii in natura. Varianta sigura este un nivel de dificultate pe care il poate face oricine din grup.
Activitatea potrivita pentru team building depinde de obiectiv, de oamenii din echipa si de momentul prin care trece aceasta. Ioana a ales, in final, weekendul cu atelier culinar si tur ghidat, pentru ca raspundea exact nevoii pe care o avea: doua departamente care trebuie sa se cunoasca.
Echipa WENS Travel construieste programe de team building pornind de la obiectivul companiei, de la alegerea destinatiei si a cazarii pana la activitati si coordonarea la fata locului.
