Cum am preluat logistica completa a unui eveniment international, de la zbor la cina pe yacht
Highlights
- Eveniment: Romania-UAE Business Summit 2025 (SAU anonimizat: Summit de afaceri Romania-EAU)
- Locatie: Dubai, Emiratele Arabe Unite
- Perioada: 5-7 noiembrie 2025 (SAU anonimizat: noimebrie 2025)
- Format: 2 zile de conferinta si networking, plus o zi optionala de vizite
- Speakeri: peste 15, din mediul de afaceri, juridic, fiscal, financiar si institutional
- Echipa Wens Travel: 3 specialisti business travel si project management
- Servicii: zboruri, transferuri aeroport, cazare, sali de conferinta, pauze de cafea, cine oficiale, gestionarea taxelor de participare, plati locale.
- Timp de pregatire: 2 luni
Contextul
In noiembrie 2025, Dubai a gazduit Romania-UAE Business Summit, un eveniment pentru antreprenorii si companiile romanesti interesate de piata din Emiratele Arabe Unite. Summitul s-a desfasurat cu sprijinul oficial al Consulatului General al Romaniei la Dubai si a reunit peste 15 speakeri, din 4 tari, cu expertiza in fiscalitate, drept, investitii si extinderea afacerilor in regiune.
Programul a durat trei zile. Primele doua au inclus paneluri, mese rotunde, pranzuri si pauze de networking, cu o cina oficiala in fiecare seara: cina de networking pe yacht in prima seara si o cina dedicata culturii si traditiilor locale in a doua. A treia zi, optionala, a fost rezervata vizitelor la institutii, companii si centre de inovare.
Sponsorii, speakerii si participantii veneau din tari diferite, cu programe de calatorie diferite. Organizatorii aveau nevoie de un partener care sa preia logistica deplasarii si a costurilor de participare la eveniment, ca ei sa se poata ocupa de tot ceea ce inseamna un eveniment dincolo de aceste aspecte.
Angajamentul nostru
Wens Travel a fost partener strategic de organizare al summitului. Am preluat doua componente: logistica de calatorie pentru toti cei implicati si gestionarea costurilor de organizare a evenimentului: plati catre furnizori, facturare si gestionarea bugetului. Pentru tot ce tinea de deplasare si cazare organizatorii au avut un singur punct de contact: echipa noastra de specialisti business travel.
Ce am gestionat
Nu o simpla lista de sarcini, ci responsabilitatea pentru rezultatul fiecareia:
- Transport international pentru toti sponsorii si participantii, veniti din mai multe tari si de pe mai multe continente;
- Transferuri de la si catre aeroport pentru toti cei implicati, cu programe de zbor diferite si ore de sosire raspandite pe parcursul mai multor zile;
- Cazare individualizata, alocata fiecarui participant in functie de programul propriu de sosire si plecare;
- Sali de intalnire si pauze de cafea, planificate astfel incat programul de business sa curga fara sincope;
- Cine festive, inclusiv una organizata pe un yacht, un moment care a transformat o cina oficiala intr-o experienta memorabila;
- Comunicarea cu toti participantii, de la confirmare pana la ultimul detaliu de program;
- Taxa de participare, incasata diferentiat in functie de statutul fiecaruia: sponsor, vorbitor sau participant din public;
- Toate transferurile de bani si platile in avans, facute local, in Dubai, ceea ce a scutit organizatorii si sponsorii de complicatiile unor plati internationale, de cursuri valutare si de termene bancare.
Provocarile si cum le-am rezolvat
Partea grea a acestui proiect nu a fost nicaieri scrisa in brief. A aparut pe masura ce lucrurile au intrat in miscare:
1. Programe de zbor imposibil de aliniat. Participantii nu soseau in „grup”, ci in valuri. Am construit o matrice de sosiri si plecari si am planificat transferurile pe intervale, astfel incat nimeni sa nu astepte ore in aeroport si niciun transfer sa nu plece pe jumatate gol din neglijenta de organizare.
2. Nevoi de cazare diferite. Un vorbitor care ajungea cu o zi mai devreme si ramanea dupa summit si un sponsor care venea doar pentru o zi nu puteau primi acelasi tratament logistic. Am alocat cazarea individual, in functie de programul fiecaruia.
3. Banii, in alta tara, in alta valuta. Am preluat integral platile si avansurile in Dubai. Pentru organizatori si sponsori a insemnat un singur lucru: au avut un partener care cunostea mecanismul local, a platit la timp si a eliminat riscul de a ramane cu obligatii neachitate in fata furnizorilor din Emirate.
4. Ritmul alert al unui eveniment. Sali de intalnire, pauze de cafea, cine oficiale si, peste toate, o cina pe yacht, unde nu poti improviza nimic. Fiecare segment a fost planificat cu marja, iar coordonarea pe teren s-a facut printr-un singur punct de contact: noi.
Rezultatul
Summitul s-a desfasurat conform programului si fara sincope logistice. Pentru organizatori, diferenta s-a vazut mai ales in ce nu au mai avut de facut, asa ca si-au putut petrece zilele cu invitatii. Nu au sunat la hoteluri, nu au cautat zboruri si transferuri si nu au facut nicio plata in Dubai. Tot ce a tinut de transport, cazare si administrarea platilor a fost gestionat cu succes de catre departamentul nostru de Business Travel.
Ce demonstreaza acest proiect
Ne bucuram ca am avut oportunitatea de a fi partenerul de organizare al Romania-UAE Business Summit 2025 si ca am lucrat cu un grup de oameni de afaceri raspandit in mai multe tari, pe care i-am adus impreuna in Dubai. Am putut demonstra inca o data ca atunci cand un client ne preda responsabilitatea, primeste inapoi un eveniment care se intampla cu succes.
Organizezi un eveniment in strainatate?
Trimite-ne destinatia, perioada si numarul aproximativ de participanti, iar noi pregatim o propunere pentru logistica completa a evenimentului.
Un eveniment international nu se castiga pe scena, ci in spatele ei.
