Cum am ajuns la Cascada Victoria cu 147 de participanti, in ciuda unei schimbari de avion de ultima ora
In 2008, o companie din industria media ne-a ales pentru organizarea unei calatorii incentive in Zambia, la Cascada Victoria. Proiectul includea zborul charter Bucuresti-Livingstone si retur, transferuri, cazare, programul de la fata locului si coordonarea cu agentia partenera locala.
Totul era pregatit. Cu o seara inainte de plecare, am aflat ca avionul de 150 de locuri fusese inlocuit cu unul de 120.
Pe scurt
- Client: companie din industria media
- Eveniment: calatorie incentive
- Destinatie: Livingstone, Zambia, Cascada Victoria
- An: 2008
- Participanti: 147
- Echipa Wens Travel: 5 specialisti business travel si project management
- Servicii: zbor charter Bucuresti-Livingstone si retur, transferuri, cazare, program la destinatie si coordonare cu agentia partenera locala
- Provocare: aeronava de 150 de locuri a fost inlocuita cu una de 120 de locuri cu o seara inainte de plecare
- Rezultat: toti cei 147 de participanti au ajuns la Cascada Victoria si s-au intors acasa, iar clientul a revenit anul urmator pentru o noua calatorie incentive, la Cascada Iguazu
Contextul
Pentru acest proiect, Wens Travel s-a ocupat de logistica deplasarii, de la zborul charter si transferuri pana la cazare, programul de la destinatie si colaborarea cu agentia partenera din Zambia. Proiectul este un exemplu de incentive travel, unde transportul, cazarea, experientele de la fata locului si coordonarea participantilor trebuie sa functioneze impreuna.
Zborul fusese contractat printr-un broker si avea 150 de locuri: 147 pentru participanti si 3 pentru colegii Wens care urmau sa insoteasca echipa. Pentru pregatirile finale, doua colege au plecat in Zambia cu trei zile inaintea grupului, pentru a lucra impreuna cu partenerul local.
Era o masura de organizare care avea sa devina importanta atunci cand situatia s-a schimbat.
Provocarea: 30 de locuri lipsa cu o seara inainte de plecare
In seara dinaintea plecarii, brokerul ne-a anuntat ca din cauza unei erori in contractul cu compania aeriana, zborul urma sa fie operat cu o aeronava de 120 de locuri in locul celei de 150 de locuri contractate.
Pentru grup, asta insemna ca o parte dintre participanti aveau nevoie de o alta ruta, iar timpul disponibil pentru reorganizare era de doar cateva ore.
Solutia: doua rute pentru acelasi grup
Prima etapa a fost gasirea unei alternative pe curse regulate. Am identificat bilete British Airways pe ruta Bucuresti-Londra-Lusaka si, impreuna cu clientul, am stabilit care 29 de participanti vor calatori astfel. O colega Wens i-a insotit pe tot parcursul traseului. Dar Lusaka nu era destinatia finala.
Colegele aflate deja in Zambia au cautat o varianta pentru ultimul segment si au reusit sa contracteze, de pe o zi pe alta, un charter Zambezi Airlines pentru ruta Lusaka-Livingstone.
In paralel, restul grupului a calatorit pe aeronava initiala, direct din Bucuresti spre Livingstone.
Intr-o singura noapte, a trebuit sa reorganizam mai multe componente ale calatoriei:
- biletele de avion pentru participantii care nu mai aveau loc pe charter;
- ruta Bucuresti-Londra-Lusaka;
- charterul local Lusaka-Livingstone;
- insotirea participantilor de pe ruta alternativa;
- transferurile aferente noii configuratii;
- comunicarea cu agentia partenera;
- planul pentru intoarcerea acasa.
Desi calatoreau pe doua trasee diferite, pentru noi ramaneau un singur proiect si un singur grup.
De ce au contat cele trei zile de avans
Cele doua colege ajunse in Zambia cu trei zile inainte au putut lucra direct cu partenerii locali atunci cand a aparut problema. Au verificat rapid optiunile disponibile, au discutat cu operatorii si au coordonat charterul dintre Lusaka si Livingstone.
Faptul ca echipa era deja la fata locului a scurtat drumul dintre problema si decizie. Nu trebuia sa descoperim din Bucuresti cum putea fi rezolvat un segment de transport in Zambia, ci aveam oameni care puteau verifica si confirma rapid variantele disponibile.
Intr-un proiect de acest tip, prezenta locala poate face diferenta atunci cand apare o situatie pe care nu ai cum sa o planifici dinainte.
Returul
Aceeasi logica a fost pastrata si pentru intoarcere: o parte a grupului a revenit cu charterul, iar participantii de pe ruta alternativa au parcurs din nou traseul prin Lusaka si Londra.
Echipa Wens a coordonat cele doua variante si comunicarea cu partenerii locali, astfel incat modificarea aparuta inaintea plecarii sa nu afecteze desfasurarea calatoriei.
.webp)
Rezultatul
Toti cei 147 de participanti au ajuns la Cascada Victoria si s-au intors acasa, iar programul de la destinatie s-a desfasurat asa cum fusese contractat.
Pentru compania client, asta a insemnat ca nu a trebuit sa caute bilete suplimentare, sa negocieze cu alte companii aeriene, sa gaseasca un charter in Zambia sau sa refaca transferurile pentru oamenii care calatoreau pe rute diferite.
Deciziile care ii priveau direct pe participanti au fost luate impreuna cu clientul. Restul operatiunilor au ramas in responsabilitatea echipei Wens.
Eroarea a fost a brokerului. Responsabilitatea fata de client a ramas a noastra.
Ce a ramas dupa proiect
Un an mai tarziu, acelasi client a ales din nou Wens Travel pentru calatoria incentive a echipei, de aceasta data cu destinatia Cascada Iguazu.
Pentru noi, acesta a fost unul dintre cele mai relevante rezultate ale proiectului din Zambia. Nu doar faptul ca am rezolvat o situatie aparuta cu cateva ore inainte de plecare, ci si faptul ca experienta respectiva a dus la un nou proiect international cu acelasi client.
Ce inseamna, in practica, organizarea unei calatorii incentive in strainatate
Pentru un grup mare, o calatorie incentive presupune mult mai mult decat rezervarea unui zbor si a unui hotel. Este un proiect in care transportul international, transferurile locale, cazarea, programul si furnizorii de la destinatie trebuie coordonati ca un singur itinerar.
Cu cat grupul este mai mare si destinatia mai complexa, cu atat conteaza mai mult capacitatea echipei de a lua decizii rapide si de a avea alternative atunci cand apare o schimbare.
Pentru participanti, obiectivul ramane simplu: experienta trebuie sa continue asa cum a fost promisa.
Pentru organizator, asta inseamna sa aiba planul pregatit si sa stie ce face atunci cand planul initial nu mai este posibil.
Cand avionul e prea mic, calatoria nu se anuleaza. Se rezolva.
Organizezi o calatorie incentive sau un eveniment corporate in strainatate?
Spune-ne destinatia, perioada si numarul aproximativ de participanti, iar noi putem pregati o propunere pentru logistica completa a evenimentului, de la transport si cazare pana la coordonarea programului si a partenerilor locali.
